De vrijwilligheid bij mediation vormt het fundament van elk succesvol traject binnen de werksfeer. Wanneer werkgever en werknemer aan tafel zitten om een conflict op te lossen, is de basis dat beide partijen er uit eigen beweging voor kiezen om met elkaar in gesprek te gaan. Zonder deze intrinsieke motivatie is de kans op een duurzame oplossing klein. In deze gids leggen we uit hoe deze kernprincipes in de praktijk werken en wat de juridische kaders zijn voor een effectieve bemiddeling. Voor een breder overzicht van het volledige bemiddelingstraject verwijzen we naar Mediation bij arbeidsconflicten: een complete handleiding voor werkgevers en werknemers.
De essentie van vrijwilligheid bij mediation
Vrijwilligheid bij mediation houdt in dat betrokkenen zelf besluiten het traject te starten, maar ook dat zij op elk gewenst moment kunnen besluiten de gesprekken te beëindigen. Het is geen juridisch afgedwongen proces. Wanneer mediation wordt ingezet onder druk of met de dreiging van ontslag bij gebrek aan medewerking, spreken we in feite niet meer van mediation, maar van een opgelegde schikking.
In de Nederlandse rechtspraktijk is het uitgangspunt dat partijen in alle vrijheid tot afspraken komen. Echter, in de praktijk kan een werkgever mediation sterk adviseren als onderdeel van een verbetertraject of als alternatief voor een juridische procedure. Hoewel dit soms als een vorm van “dwingende mediation” wordt ervaren door werknemers, blijft het juridisch gezien een vrijwillige keuze. Wie echt niet wil, kan niet worden gedwongen om tot een inhoudelijke oplossing te komen, al kan de weigering om mee te werken in extreme gevallen wel consequenties hebben voor de beoordeling door een rechter.
De rol van vertrouwelijkheid in het mediationproces
Naast vrijwilligheid is de vertrouwelijkheid in het mediationproces de tweede pijler. Zonder de garantie dat alles wat aan tafel wordt besproken ook daadwerkelijk tussen vier muren blijft, durven medewerkers zich vaak niet kwetsbaar op te stellen. Openheid is echter noodzakelijk om tot de kern van een arbeidsconflict te komen.
De vertrouwelijkheid heeft twee kanten:
1. De mediator heeft een geheimhoudingsplicht.
2. Partijen spreken onderling af dat de informatie uit het traject niet gebruikt wordt in eventuele latere rechtszaken.
Deze afspraken worden doorgaans vastgelegd in een mediationovereenkomst. Volgens de Rechtspraak is het essentieel dat partijen expliciet afspreken dat het mediationproces niet als bewijsmiddel dient in een juridische procedure. Dit beschermt zowel de werkgever als de werknemer tegen het onbedoeld lekken van gevoelige bedrijfsinformatie of persoonlijke verklaringen.
De geheimhoudingsverklaring mediation in de praktijk
Bij de start van het traject ondertekenen alle deelnemers een geheimhoudingsverklaring mediation. Dit document is juridisch bindend en zorgt voor een veilige omgeving. In deze verklaring staan doorgaans de volgende punten:
* Informatie die tijdens de sessies wordt gedeeld, mag niet worden gebruikt in een juridische procedure.
* De mediator mag niet als getuige worden opgeroepen door één van de partijen.
* Partijen mogen geen aantekeningen of verslagen van de tegenpartij gebruiken als bewijs.
Deze afspraak zorgt ervoor dat partijen ‘vrij kunnen spreken’ zonder angst voor represailles of juridische consequenties. Het is een bescherming die essentieel is wanneer er sprake is van een verstoorde arbeidsverhouding waarbij het vertrouwen voorheen was weggevallen.
Is dwingende mediation mogelijk?
Het concept dwingende mediation is in juridische zin een contradictio in terminis. Een mediator die partijen dwingt tot een resultaat, handelt in strijd met de gedragsregels van de MfN (Mediatorsfederatie Nederland). Toch komt het in de praktijk voor dat een rechter een mediationtraject “adviseert” of zelfs “beveelt” in een lopende procedure.
Hoewel de rechter het proces niet zelf afdwingt, kan de houding van partijen tijdens dit proces wel invloed hebben op de uitspraak. Als een werknemer zonder goede reden medewerking weigert aan een redelijk mediationvoorstel van de werkgever, kan dit invloed hebben op de toewijzing van een billijke vergoeding of de proceskostenveroordeling. De vrijwilligheid zit in dit geval in de deelname; het resultaat en de bereidheid om tot een oplossing te komen blijven de eigen verantwoordelijkheid van partijen.
Veelgestelde vragen
Kan ik stoppen met mediation als het niet bevalt?
Ja, omdat vrijwilligheid bij mediation het uitgangspunt is, mag elke deelnemer op elk moment de stekker uit het traject trekken. Er zijn geen directe juridische boetes verbonden aan het stoppen, tenzij er expliciete afspraken zijn gemaakt over de kostenverdeling bij voortijdige beëindiging.
Waarom is een geheimhoudingsverklaring mediation verplicht?
Een geheimhoudingsverklaring mediation is cruciaal omdat het deelnemers in staat stelt om open over hun belangen, angsten en wensen te praten. Zonder deze zekerheid zouden partijen terughoudend zijn, waardoor een structurele oplossing voor het conflict onmogelijk wordt.
Wat gebeurt er als de vertrouwelijkheid mediationproces geschonden wordt?
Als een partij zich niet aan de vertrouwelijkheid houdt en informatie uit de mediation deelt met derden of gebruikt in een rechtszaak, kan dit leiden tot een civielrechtelijke procedure wegens wanprestatie. De rechter zal echter doorgaans de informatie die onder de geheimhouding valt, uitsluiten van bewijsvoering in de procedure.
Vervangt de mediator de advocaat?
Nee, een mediator is een neutrale gespreksleider die geen partij kiest. Een advocaat behartigt de belangen van één partij. Het is mogelijk om tijdens of na de mediation een advocaat te raadplegen om de gemaakte afspraken te laten toetsen op juridische houdbaarheid voordat deze in een vaststellingsovereenkomst worden vastgelegd.