Privacybeleid Oosterwaal Mediation

Oosterwaal Mediation hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming, hierna: de AVG. De AVG vereist dat betrokkenen duidelijk worden geïnformeerd over onder meer de verantwoordelijke organisatie, verwerkingsdoeleinden, grondslagen, bewaartermijnen, ontvangers en privacyrechten.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Oosterwaal Mediation is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website.

Oosterwaal Mediation
Website: :https://oosterwaalmediation.nl
E-mail: info@oosterwaalmediation.nl
Adres: Haarlem, Nederland

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via de contactpagina of het hierboven vermelde e-mailadres.

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op bezoekers van Oosterwaal Mediation en op personen die:

het contactformulier gebruiken;
zich registreren als auteur, deskundige of partner;
een organisatie of partnervermelding aanmelden;
een artikel, correctie of inhoudelijk voorstel indienen;
zich aanmelden voor updates of nieuwsbrieven;
reageren op een gepubliceerd artikel;
contact opnemen over een samenwerking;
gebruikmaken van andere formulieren of functies op de website.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u de website gebruikt.

Contactgegevens

Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

voor- en achternaam;
e-mailadres;
telefoonnummer, indien u dit zelf verstrekt;
naam van uw organisatie;
functie of vakgebied;
onderwerp en inhoud van uw bericht;
datum en tijdstip van de communicatie;
eventuele bijlagen die u meestuurt.

Registratie- en accountgegevens

Wanneer u zich registreert, kunnen wij verwerken:

naam en gebruikersnaam;
e-mailadres;
versleuteld wachtwoord;
accountstatus;
organisatie en functie;
professionele specialisatie;
profielinformatie;
datum van registratie en laatste aanmelding;
technische beveiligingsinformatie rond het account.

Wij hebben geen toegang tot uw oorspronkelijke wachtwoord wanneer dit volgens de gebruikelijke beveiligingsstandaarden versleuteld wordt opgeslagen.

Gegevens van bijdragers en partners

Wanneer u een bijdrage of partneraanvraag indient, kunnen wij daarnaast verwerken:

professionele achtergrond en ervaring;
bedrijfs- en contactgegevens;
website en sociale-mediaprofielen;
opleidingsgegevens of certificeringen;
artikelideeën, teksten en afbeeldingen;
auteursprofiel en biografie;
informatie over diensten en specialisaties;
correspondentie over beoordeling en publicatie;
afspraken over een redactionele of commerciële samenwerking.

Technische en analytische gegevens

Tijdens uw bezoek kunnen automatisch technische gegevens worden verzameld, waaronder:

IP-adres;
browsertype en browserversie;
apparaat en besturingssysteem;
bezochte pagina’s;
datum, tijdstip en duur van het bezoek;
verwijzende website of algemene verkeersbron;
interacties met onderdelen van de website;
cookie- en toestemmingsvoorkeuren;
foutmeldingen en technische loggegevens.

Meer informatie over de gebruikte cookies staat in ons cookiebeleid.

Openbare gegevens

Bij de beoordeling van een partner of professionele bijdrager kunnen wij openbare informatie raadplegen, zoals:

bedrijfswebsites;
openbare beroepsprofielen;
openbare handelsregistergegevens;
gepubliceerde artikelen;
relevante beroepsregistraties;
informatie die nodig is om deskundigheid of identiteit te controleren.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden. Daarbij verzamelen wij niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is. Dat sluit aan bij de AVG-beginselen van doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid en beperkte opslag. (Eur-Lex)

Wij kunnen uw gegevens gebruiken om:

uw vraag of bericht te beantwoorden;
uw registratie of account te beheren;
uw identiteit of professionele achtergrond te controleren;
een artikelvoorstel of bijdrage te beoordelen;
een partneraanvraag te behandelen;
een partnervermelding te publiceren en beheren;
correcties of wijzigingen aan bestaande inhoud te verwerken;
redactionele of commerciële samenwerkingen uit te voeren;
nieuwsbrieven of updates te versturen wanneer u zich daarvoor heeft aangemeld;
de website technisch te beheren en beveiligen;
fraude, misbruik en geautomatiseerd verkeer te voorkomen;
bezoekersstatistieken te analyseren;
inhoud, navigatie en gebruiksvriendelijkheid te verbeteren;
onze administratie bij te houden;
te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
juridische aanspraken vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

5. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op een of meer van de volgende AVG-grondslagen:

Toestemming

Wij kunnen uw toestemming vragen voor bijvoorbeeld:

het verzenden van een nieuwsbrief;
het plaatsen van analytische of marketingcookies;
het publiceren van bepaalde profielinformatie;
andere optionele verwerkingen.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

Uitvoering van een overeenkomst

Gegevens kunnen nodig zijn om:

een account te leveren;
een partner- of samenwerkingsovereenkomst uit te voeren;
afspraken over publicatie of dienstverlening na te komen;
maatregelen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten.

Wettelijke verplichting

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit nodig is om te voldoen aan administratieve, fiscale of andere wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor:

het beveiligen en verbeteren van de website;
het beantwoorden van zakelijke vragen;
het voorkomen van fraude en misbruik;
het controleren van professionele aanvragen;
het onderhouden van zakelijke relaties;
het beschermen van onze juridische belangen.

Daarbij wegen wij ons belang af tegen uw belangen, rechten en vrijheden.

6. Overzicht van verwerkingen en bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. De AVG verlangt dat gegevens worden verwijderd of periodiek worden beoordeeld zodra identificatie niet langer nodig is.

Verwerking	Mogelijke persoonsgegevens	Doel	Grondslag	Bewaartermijn
Contactformulier en e-mail	Naam, e-mailadres, organisatie en bericht	Beantwoorden en administreren van vragen	Gerechtvaardigd belang of voorbereiding overeenkomst	Maximaal 2 jaar na het laatste contact
Registratie en account	Naam, e-mailadres, profiel- en accountgegevens	Account aanmaken, beveiligen en beheren	Uitvoering overeenkomst	Zolang het account actief is en maximaal 30 dagen na verwijdering
Artikel- of bijdragevoorstel	Contactgegevens, expertise, tekst en bijlagen	Beoordelen en redigeren van bijdragen	Toestemming, gerechtvaardigd belang of overeenkomst	Maximaal 2 jaar na de definitieve beslissing; gepubliceerde inhoud zolang publicatie relevant blijft
Partneraanvraag	Contact-, bedrijfs- en professionele gegevens	Controleren en beoordelen van een organisatie	Voorbereiding overeenkomst en gerechtvaardigd belang	Maximaal 2 jaar na afwijzing of gedurende de samenwerking
Partnervermelding	Naam, organisatie, website, profiel en specialisatie	Publiceren en beheren van de vermelding	Overeenkomst of toestemming	Zolang de vermelding actief is en maximaal 6 maanden daarna
Nieuwsbrief en updates	Naam, e-mailadres en toestemmingsregistratie	Verzenden van aangevraagde berichten	Toestemming	Tot afmelding of intrekking van toestemming
Cookievoorkeuren	Toestemmingskeuze en technische identificatie	Vastleggen en respecteren van cookievoorkeuren	Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang	Volgens de termijn in de consenttool
Websiteanalyse	IP- en gebruiksgegevens, waar mogelijk beperkt of gepseudonimiseerd	Statistiek en verbetering van de website	Toestemming of, indien toegestaan, gerechtvaardigd belang	Volgens de ingestelde termijn van de analysetool
Beveiligingslogs	IP-adres, tijdstip, technische gebeurtenissen	Beveiliging en bestrijding van misbruik	Gerechtvaardigd belang	In beginsel maximaal 6 maanden
Financiële administratie	Contact-, contract- en betaalgegevens	Administratie en wettelijke verplichtingen	Overeenkomst en wettelijke verplichting	Volgens de toepasselijke wettelijke bewaartermijn

Wanneer gegevens nodig zijn voor een lopend geschil, onderzoek of wettelijke verplichting, kunnen zij langer worden bewaard.

7. Bijzondere en vertrouwelijke persoonsgegevens

Oosterwaal Mediation is een informatieplatform en geen beveiligd loket voor de behandeling van individuele mediationdossiers.

Stuur daarom via algemene formulieren of e-mail bij voorkeur geen:

medische gegevens;
gegevens over ziekte of arbeidsongeschiktheid;
strafrechtelijke gegevens;
kopieën van identiteitsdocumenten;
burgerservicenummers;
volledige arbeidsovereenkomsten;
mediationverslagen;
vertrouwelijke correspondentie;
namen of gegevens van andere conflictpartijen;
andere gevoelige informatie die niet noodzakelijk is voor uw vraag.

Beschrijf een conflictsituatie zo algemeen en anoniem mogelijk. Wanneer u onnodig gevoelige gegevens verstrekt, kunnen wij deze verwijderen of u vragen een aangepaste versie aan te leveren.

Oosterwaal Mediation behandelt zelf geen mediationdossiers en biedt via algemene contactformulieren geen persoonlijk juridisch, medisch of professioneel advies.

8. Delen wij persoonsgegevens met andere partijen?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij kunnen gegevens delen met dienstverleners die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website, waaronder:

hosting- en serverproviders;
WordPress- en websitebeheerders;
Elementor en technische websiteleveranciers;
Cloudflare of vergelijkbare beveiligingsdiensten;
e-mail- en communicatieproviders;
nieuwsbriefsoftware, indien gebruikt;
analyseproviders zoals Google Analytics, afhankelijk van uw toestemming;
IT-, beveiligings- en back-upleveranciers;
administratieve of juridische dienstverleners.

Deze partijen mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor de afgesproken dienstverlening. Waar de AVG dit vereist, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Gegevens kunnen ook worden gedeeld wanneer:

u daarvoor toestemming heeft gegeven;
dit nodig is om een overeenkomst uit te voeren;
wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken;
dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een juridisch recht.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land zonder passend beschermingsniveau, gebruiken wij waar nodig passende waarborgen, zoals:

een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
aanvullende technische en organisatorische maatregelen;
een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.

10. Cookies en Google Analytics

Oosterwaal Mediation gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Volgens de meest recente cookiescan kunnen onder meer functionele cookies van Cloudflare en analytische cookies van Google Analytics worden gebruikt.

Niet-noodzakelijke cookies worden geplaatst op basis van de keuze die u via de cookiebanner maakt, tenzij een specifieke cookieconfiguratie wettelijk zonder toestemming is toegestaan.

In het cookiebeleid vindt u informatie over:

gebruikte cookies;
aanbieders en domeinen;
doeleinden;
bewaartermijnen;
het aanpassen van uw cookievoorkeuren.

11. Nieuwsbrieven en elektronische berichten

Wanneer u zich inschrijft voor updates, gebruiken wij uw e-mailadres uitsluitend voor het verzenden van de aangevraagde berichten en gerelateerde informatie.

Iedere nieuwsbrief bevat een mogelijkheid om u af te melden. U kunt uw toestemming ook intrekken door contact met ons op te nemen.

Na afmelding kunnen wij een beperkte registratie bewaren om te voorkomen dat u zonder nieuwe toestemming opnieuw wordt toegevoegd.

12. Externe links en websites

Oosterwaal Mediation kan links bevatten naar websites van mediators, partners, opleiders, dienstverleners en andere externe organisaties.

Oosterwaal Mediation is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken. Raadpleeg het privacybeleid van de betreffende organisatie voordat u persoonsgegevens verstrekt.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking.

Afhankelijk van de verwerking kunnen deze maatregelen bestaan uit:

een beveiligde HTTPS-verbinding;
toegangsbeperking en gebruikersrollen;
sterke wachtwoorden en aanvullende authenticatie;
beveiligde hosting;
software- en beveiligingsupdates;
malware-, spam- en botbescherming;
back-ups;
logging en controle van verdachte activiteiten;
versleutelde opslag of overdracht waar passend;
afspraken met externe verwerkers.

Geen enkel digitaal systeem biedt absolute veiligheid. Wanneer u vermoedt dat persoonsgegevens onveilig zijn verwerkt, neem dan direct contact met ons op.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Oosterwaal Mediation neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Aanvragen van auteurs, partners en organisaties worden niet uitsluitend door een geautomatiseerd systeem beoordeeld.

15. Uw privacyrechten

Onder de AVG kunt u, afhankelijk van de situatie, gebruikmaken van:

het recht op informatie;
het recht op inzage;
het recht op rectificatie;
het recht op verwijdering;
het recht op beperking van de verwerking;
het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
het recht om bezwaar te maken;
het recht om toestemming in te trekken;
het recht om niet uitsluitend aan geautomatiseerde besluitvorming te worden onderworpen.

Een verzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn onder voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd. U wordt dan binnen de eerste maand geïnformeerd.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Verstrek niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.

Een privacyrecht is niet in alle omstandigheden absoluut. Wanneer wij een verzoek niet of slechts gedeeltelijk uitvoeren, leggen wij uit waarom.

16. Een klacht indienen

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op met Oosterwaal Mediation, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De toezichthouder biedt hiervoor een officieel klachtenformulier.

17. Minderjarigen

Oosterwaal Mediation richt zich niet specifiek op kinderen of minderjarigen.

Wanneer voor een verwerking wettelijk toestemming van een ouder of voogd nodig is, vragen wij deze toestemming voordat wij de betreffende persoonsgegevens verwerken. Denkt u dat een minderjarige zonder geldige toestemming gegevens heeft verstrekt? Neem dan contact met ons op.

18. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen wanneer:

de website of dienstverlening verandert;
nieuwe formulieren of functies worden toegevoegd;
andere dienstverleners worden gebruikt;
verwerkingsdoeleinden of bewaartermijnen veranderen;
wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft.

De meest recente versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd. Bovenaan staat de datum waarop het privacybeleid voor het laatst is bijgewerkt.

19. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid, wilt u een privacyrecht uitoefenen of een mogelijke privacyschending melden? Neem dan contact op met Oosterwaal Mediation.